La gestion de projet à l’heure du télétravail

En communication, la gestion de projet repose sur une organisation sans faille. Relation avec le client, respect des plannings et des devis, suivi des prestataires, coordination avec les équipes internes... le confinement actuel n’a rien changé aux méthodes appliquées par toutes les cheffes de projet de l’agence.

Worklist et points hebdomadaires

Parmi les cheffes de projet de l'agence, il y a Faustine, Perrine et Jessica. Elles suivent plusieurs clients et/ou plusieurs dossiers pour le même annonceur. Leurs journées reposent sur de nombreux échanges avec leurs clients, avec les équipes créatives ou PAO de l’agence, et sont jalonnées de points d’étapes et de contrôles. Il y a des urgences, des délais après lesquels on court, des worklist qui s’allongent ou se raccourcissent invariablement !

Si les journées sont denses, elles sont aussi très structurées. Inoxia a mis en place depuis longtemps déjà une méthodologie aboutie de suivi de dossiers, comme l’explique Faustine Almeida, en charge notamment des campagnes et supports de communication créés pour l’AANA. "Chaque semaine, le vendredi matin, nous faisons un point avec ce client. Nous avons constitué une worklist commune avec eux, dans laquelle sont répertoriés les projets en cours avec toutes les tâches à venir ou à accomplir. Le jeudi soir, je leur envoie l’ordre du jour de la réunion, qu’ils peuvent modifier et qui nous sert de trame pour nos discussions. Puis le vendredi après-midi, j’écris et je diffuse un compte-rendu de notre échange. Tous les clients de l’agence sont suivis sur ce modèle. Chaque réunion donne lieu à un compte-rendu, qui formalise nos discussions."

En plus de la worklist partagée avec les clients, Faustine et ses collègues ont chacune leur propre liste de tâches, qu’elles mettent à jour quotidiennement. Sur ce document, elles visualisent par code couleur les éléments en attente, les formalités administratives à faire, les textes ou visuels à valider ou à recevoir de la part du client... et les délais bien sûr !

Perrine Sénéchal fait partie de l’équipe de 5 personnes dédiée au client Galec. Dans le cas de la grande distribution, les opérations thématiques ou promotionnelles sont programmées un an à l’avance. "En ce moment, je travaille pour des catalogues jouets, foires aux vins, maison & loisirs. Nous avons des étapes de suivi très rigoureuses à respecter, car ce sont des productions importantes à tous points de vue : flux d’informations envoyés par le client, prémaquettes, mises en page, shooting photos, demandes de modifications, vérifications et validations. À chaque étape, le chef de projet est garant du planning."

Afin de faciliter le suivi de dossiers aussi volumineux, l’équipe Galec travaille sur des logiciels spécifiques : un pour décoder les flux d’informations transmis par la centrale d’achats, et un autre, pour partager tous les documents entre le client et l’agence. "La relation quotidienne avec mes interlocuteurs du Galec est primordiale. Par mail, bien sûr, mais aussi par téléphone. C’est souvent plus rapide et plus agréable de parler à la personne directement, je tiens à maintenir ce lien, et dans ces temps de confinement le lien avec les clients est primordial."

Jessica Etchegaray confirme ces propos. Cheffe de projet pour le site e-commerce du Manège à Bijoux (MAB), elle assure l’interface entre le client, la création, et les prestataires. Pour le MAB, Inoxia avait déjà mis en place depuis plusieurs années une plateforme en ligne afin d’échanger les informations sur les opérations commerciales, les demandes de modifications sur le site, les besoins et suivis de maintenance. "Chaque demande, ou ticket, fait l’objet d’un suivi et d’une réponse systématique. En plus des 12 opérations commerciales annuelles, il y a chaque jour des requêtes spécifiques. Le contact est donc permanent, et comme Perrine, je les appelle souvent. Cela fait gagner du temps, évite les erreurs de compréhension et le client apprécie cette qualité de relation."

Quel que soit le support, print ou numérique, toutes ces étapes de relecture, corrections, tests et vérifications sont primordiales. De nombreux professionnels interviennent sur un même dossier. Styliste, photographe, rédacteur, vidéaste, directeur artistique, graphiste, technicien PAO, développeurs, UX designer... les campagnes de communication font appel à de multiples compétences et c’est bien le chef de projet qui coordonne l’ensemble !

Télétravail : l’organisation s’est renforcée

Depuis le 17 mars, les équipes respectent les recommandations officielles et pratiquent le télétravail. Chacun est parti chez lui avec son ordinateur et toutes les connexions nécessaires pour accéder aux différents serveurs et logiciels. Faustine : "Au lieu d’aller dans les locaux de nos clients, nous tenons nos réunions hebdomadaires par téléphone avec nos interlocuteurs de l’AANA. Cela fonctionne bien. On ne se voit pas, mais cela ne nous empêche pas de lister les points à faire pour avancer ! ". Rachel Girard, qui supervise les cheffes de projet du pôle 360°, a créé une worklist commune et partagée. Cela lui permet de suivre à distance les dossiers plus facilement.

Depuis un certain temps déjà, Inoxia utilise une plateforme collaborative, Teams, fonctionnant sur un serveur déporté et centralisant tous les échanges internes. L’objectif était alors de limiter l’empreinte carbone due aux mails stockés et dupliqués sur une multitude de serveurs externes. Son utilité se trouve largement renforcée pendant cette période de confinement. "Avec Teams, on communique en audio, en visio, par messagerie, on partage des documents ou nos écrans, on crée des groupes de travail, on peut aussi intervenir à plusieurs sur le même fichier, c’est vraiment très pratique", reconnait Jessica.

Les témoignages convergent : le télétravail oblige encore plus à faire des points réguliers et à organiser notre temps de production ainsi que le temps dédié aux réunions avec les clients. Les sollicitations extérieures dues à l’open space sont limitées, ce qui nous offre une meilleure concentration. Et grâce aux contacts via Teams, personne ne se sent isolé. Nous remarquons même une très nette augmentation de nos échanges amicaux. L’entraide est encore plus forte, une autre forme de solidarité s’est construite naturellement dès les premiers jours, moment clés des installations de chaque collaborateur et de la mise en place de nouveaux process de travail.

Je suis impressionnée par la mobilisation de chacun et l’énergie inoxienne qui se dégage.

Fabienne Debarre, qui anime l’équipe Galec, a mobilisé tous les outils possibles pour communiquer avec ses collègues et le client : téléphone, mail, groupe WhatsApp, Teams. "J’appelle chaque membre de l’équipe au moins une fois par jour, pour maintenir le lien que nous avons habituellement. Tout se passe bien, car nous connaissons parfaitement toutes les procédures des dossiers et chacun sait ce qu’il a à faire. Hier, nous avons eu une conf’call avec le Galec sur un projet à venir. Ils étaient 7 interlocuteurs et nous étions 3 d’Inoxia : Edward d’État, Fred Goupil, Responsable du studio, et moi-même. C’est d’autant plus important d’assurer la continuité de service pendant cette période de confinement, car la grande distribution maintient son activité, en tant que commerce prioritaire. Je dois dire que nous avons une équipe de choc. Je suis impressionnée par la mobilisation de chacun et l’énergie inoxienne qui se dégage."